Regels zijn er voor de standaard, maar niet alles past in voorschriften | Martin van den Hout

 

Het gevolg is dat je mensen buiten, in de hitte, een kuil ziet graven met een helm op…

In Engeland is het verboden te overlijden in The Houses of Parlement. In New Jersey hoeven automobilisten zonder armen geen tol te betalen. Het zijn zomaar enkele voorbeelden van absurde wetten. Ieder land heeft wel een paar van die absurde wetten, maar de Angelsaksische landen zijn er toch wel kampioen in.

Het is een gevolg van de cultuur waarin alles expliciet in regels vastgelegd moet worden. In de meeste landen op het continent van West-Europa gelden algemene principes en hoeven alleen de specifieke zaken die daarvan afwijken te worden vastgelegd. Dit noemen we het Rijnlandse model. In Angelsaksische landen moeten alle details worden uitgeschreven. Dat is ook de reden dat contracten met Engelse of Amerikaanse bedrijven vaak zo dik zijn. Ook zie je het aan de werkinstructies in Amerikaanse bedrijven; voor het vervangen van een eenvoudig filter zagen we ooit een werkinstructie van vierhonderd pagina’s. Europese bedrijven schrijven vaker voor wát een personeelslid moet doen, Amerikaanse bedrijven ook hóe de medewerker dit moet doen. De medewerker die je ontvangt in een Amerikaans restaurant heeft een script uit zijn hoofd geleerd dat hij exact opdreunt.

De laatste decennia hebben steeds meer bedrijven dit Angelsaksische model overgenomen en leggen ze alles vast in procedures en voorschriften. Dit heeft een aantal voordelen. Het neemt veel onduidelijkheden weg. Het is nodig om veiligheid en kwaliteit te borgen. Als deze manier van werken echter te ver doorschiet, ontstaat er een aantal nadelen. Ten eerste staan regels vaak innovatie in de weg. De farmaceutische industrie gebruikt nog vele kilo’s papier bij de validatie en kwalificatie van zijn processen. Vaak moet goedkeuring nog plaatsvinden met een handtekening op papier. Pas de laatste tijd is het zogenaamde Paperless Validation in opmars. Ook denken mensen niet meer na over verbeteringen als het te veel moeite kost om iets aan te passen.

Een tweede nadeel van de starre procedures in veel bedrijven is dat medewerkers niet meer zelf beslissingen durven of kunnen nemen. Dit zie je bijvoorbeeld bij veiligheidsregels. Het gevolg is dat je mensen buiten, in de hitte, een kuil ziet graven met een helm op. Een vriend van me maakte het zelfs ooit mee dat een veiligheidswacht iemand die op vijftien meter hoogte werkte zonder enige vangbeveiliging naar beneden riep en vertelde dat hij zijn helm moest opzetten. Over de vanggordel zei hij niets.

Mensen die in dit soort cultuur werken, weten niet meer wat ze moeten doen als er iets onverwachts gebeurt dat niet in hun protocol past. Lock Out Tag Out Try Out (LOTOTO) procedures die te zeer in detail zijn uitgewerkt, hebben al tot ongelukken geleid. Mensen volgen ze blindelings, zonder nog na te denken. In die gevallen was het beter geweest om een medewerker van productie en een medewerker van onderhoud samen te laten vaststellen hoe ze de installatie konden veiligstellen.

Als bedrijven de volgende stap willen zetten in verbeteringen, moeten ze hun regels beperken tot zaken die echt belangrijk zijn. Voor de rest moeten ze zorgen voor goed opgeleide en betrokken medewerkers. Regels zijn er voor de borging van een aantal standaarden. Voor alles wat niet standaard is en voor verbeteringen, heb je mensen nodig.